Онлайн-кассы для ЖКХ или один шаг до штрафа. Подводные камни 54-ФЗ.
В прошлом году товарищества собственников жилья (ТСЖ), управляющие и ресурсоснабжающие организации (УО и РСО) из Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ узнали о необходимости применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при приеме платежей за жилищно-коммунальные услуги (ЖКУ).
Что касается ТСЖ, они освобождаются от обязательства применять ККТ, если все плательщики ТСЖ в 100% объеме являются его членами, и им не начисляются пени. В противном случае все же придется установить онлайн-кассу.
Получается, что с 1 июля 2019 УО, РСО и большинство ТСЖ не получится избежать применения онлайн-касс при приеме платежей за ЖКУ вне зависимости от формы оплаты. Значит, есть смысл отслеживать законодательство и быть готовым к любым изменениям.
Мы и сами готовимся к 1 июля и за время поиска всевозможных решений по переходу на онлайн-кассы в ЖКХ мы столкнулись со сложностями, которые не заметишь, пока не испытаешь их коварства на себе или пока об этом кто-то не расскажет. Так что мы решили поделиться с вами нашими знаниями закона об онлайн кассах в сфере ЖКХ, рассказать про нюансы перехода на них, про наиболее важные и хлопотные проблемы, а также предложить некоторые способы их решения. Надеемся, эта информация предостережет вас от ошибок, ведь тем, кто не подготовлен, они обязательно дадут о себе знать в ближайшее время.
Проблема 1.
Применять ККТ с подключением к ОФД (основание 54-ФЗ)
Как поступить?
Начать подготовку лучше заранее: ближе к 1 июля желающих приобрести или арендовать оборудование станет куда больше, ограниченного запаса онлайн-касс на всех сразу может не хватить, большая вероятность, что появятся очереди, и не получится своевременно перейти на онлайн-кассы. Для начала нужно заключить несколько договоров: на покупку физической или аренду облачной онлайн кассы, на приобретение фискального накопителя и на услуги оператора фискальных данных (ОФД). Онлайн-кассу нужно поставить на учет в ФНС и настроить для дальнейшей работы. Стоит обучить персонал, чтобы исключить ошибки, а с ними и штрафы. Заложите на это минимум 2 недели и минимум 20 000 руб. в своем бюджете."
Проблема 2.
Отправлять чеки на абонентский номер или адрес электронной почты плательщика (основание Ст. 1.2 п. 5 54-ФЗ)
Как поступить?
Можно самостоятельно направлять чеки на email плательщиков, предварительно сформировав их. А можно передавать номера телефонов или email вместе с данными о платежах через ККТ/ОФД, который будет сам формировать и направлять чеки. Есть несколько путей, как это сделать: вручную вбивать данные в онлайн-кассу, формировать и передавать реестры или отправлять автоматически, если разработать интеграцию расчетной системы с ККТ/ОФД.
Проблема 3.
Собирать и хранить номера телефонов и email плательщиков (основание Ст. 1.2 п. 5 54-ФЗ)
Как поступить?
Чтобы каждый раз по новой не собирать контактные данные, понадобится организовать систему сбора и актуализации абонентских номеров и адресов электронной почты плательщиков. Эффективнее всего сделать это можно с помощью личного кабинета, интегрированного с вашей расчетной системой. Там житель сможет самостоятельно внести необходимые данные, которые автоматически попадут в расчетную систему. Но мало просто собрать. Перед отправкой контактов в систему на хранение для дальнейшего использования их нужно проверить на корректность. Сделать это можно с помощью отправки на телефон или email кода подтверждения.
Проблема 4.
Указывать в чеке расщепление платежа по услугам (основание Ст. 4.7. п. 1. 54-ФЗ)
Как поступить?
В чеке нужно указывать не только общую сумму платежа, которая как раз указывается в реестрах от сборщиков платежей, но и его распределение по услугам. Сложность в том, что данные о платежах в разрезе услуг нужно каким-то образом передать из расчетной системы в онлайн-кассу. Решить проблему можно так: сотрудник ежедневно вводит данные прямо в кассу или передает в нее самостоятельно сформированные реестры. Но это всё сложно и долго - так и до штрафов недалеко. А можно заказать разработку интеграции ККТ с расчетной системой у программиста. Она значительно ускорит передачу данных, но повлечет дополнительные затраты.
Проблема 5.
Формировать чеки не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета (основание Ст. 1.2. п. 5.4. 54-ФЗ)
Как поступить?
Если у вас нет практики ежедневной обработки реестров платежей от сборщиков, то следует на нее перейти. Чтобы формировать чеки вовремя, важно получать реестры с информацией о платежах не позднее рабочего дня следующего за днем оплаты. Уточните, в какие реально сроки от момента оплаты сборщики вам передают реестры платежей. Например, у Почты России они составляют 3-4 дня, а это делает ни в чем не виноватого получателя (вас) нарушителем закона. Если срок окажется более одного дня, то договоритесь со сборщиками о его сокращении. Наиболее эффективное решение - получать данные о платежах от сборщиков платежей в режиме реального времени, а затем автоматически приводить к нужному виду и передавать ОФД.
Проблема 6.
Обеспечить выдачу чеков "Аванс" и "Полный расчет" (основание Ст. 1.2. п. 2.1. 54-ФЗ)
Как поступить?
Организовать систему учета авансовых платежей. Отслеживать факт оказания услуг на сумму, указанную в ранее сформированном чеке “Аванс”, и именно в этот момент формировать чек “Полный расчет” на сумму аванса.
Проблема 7.
Выдавать чеки за год по требованию плательщика, если законопроект вступит в силу, сейчас период не определен (основание Законопроект № 682709-7)
Как поступить?
Плательщик может запросить чеки за год, а УО, ТСЖ и РСО обязаны их выдать. Для этого должна быть организована система хранения чеков со свободным доступом к ним. Можно разработать интеграцию системы расчета и учета платежей с ОФД, чтобы получать чеки в одно нажатие и не искать их подолгу. А еще лучше, если такая возможность будет у самих клиентов в личном кабинете, тогда они не будут отнимать у вас время по таким вопросам.
Проблема 4.
Указывать в чеке расщепление платежа по услугам (основание Ст. 4.7. п. 1. 54-ФЗ)
Как поступить?
В чеке нужно указывать не только общую сумму платежа, которая как раз указывается в реестрах от сборщиков платежей, но и его распределение по услугам. Сложность в том, что данные о платежах в разрезе услуг нужно каким-то образом передать из расчетной системы в онлайн-кассу. Решить проблему можно так: сотрудник ежедневно вводит данные прямо в кассу или передает в нее самостоятельно сформированные реестры. Но это всё сложно и долго - так и до штрафов недалеко. А можно заказать разработку интеграции ККТ с расчетной системой у программиста. Она значительно ускорит передачу данных, но повлечет дополнительные затраты.
Проблема 5.
Формировать чеки не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета (основание Ст. 1.2. п. 5.4. 54-ФЗ)
Как поступить?
Если у вас нет практики ежедневной обработки реестров платежей от сборщиков, то следует на нее перейти. Чтобы формировать чеки вовремя, важно получать реестры с информацией о платежах не позднее рабочего дня следующего за днем оплаты. Уточните, в какие реально сроки от момента оплаты сборщики вам передают реестры платежей. Например, у Почты России они составляют 3-4 дня, а это делает ни в чем не виноватого получателя (вас) нарушителем закона. Если срок окажется более одного дня, то договоритесь со сборщиками о его сокращении. Наиболее эффективное решение - получать данные о платежах от сборщиков платежей в режиме реального времени, а затем автоматически приводить к нужному виду и передавать ОФД.
Проблема 6.
Обеспечить выдачу чеков "Аванс" и "Полный расчет" (основание Ст. 1.2. п. 2.1. 54-ФЗ)
Как поступить?
Организовать систему учета авансовых платежей. Отслеживать факт оказания услуг на сумму, указанную в ранее сформированном чеке “Аванс”, и именно в этот момент формировать чек “Полный расчет” на сумму аванса.
Проблема 7.
Выдавать чеки за год по требованию плательщика, если законопроект вступит в силу, сейчас период не определен (основание Законопроект № 682709-7)
Как поступить?
Плательщик может запросить чеки за год, а УО, ТСЖ и РСО обязаны их выдать. Для этого должна быть организована система хранения чеков со свободным доступом к ним. Можно разработать интеграцию системы расчета и учета платежей с ОФД, чтобы получать чеки в одно нажатие и не искать их подолгу. А еще лучше, если такая возможность будет у самих клиентов в личном кабинете, тогда они не будут отнимать у вас время по таким вопросам.